Algemene voorwaarden

1.1 Wat bedoelen we met algemene voorwaarden?

Uw kind krijgt zorg en begeleiding van Kalsooni Zorg. In het zorgplan staan de afspraken die wij samen hebben gemaakt. Maar er zijn ook afspraken die voor iedereen gelden, welk te vinden zijn in deze algemene voorwaarden.

Hierin staat wat u van Kalsooni Zorg kunt verwachten en wat wij van u verwachten. Deze voorwaarden vullen de wettelijke regels aan die voor u en voor ons gelden. Vind u de tekst moeilijk? Dan kan de beleids- en kwaliteitsmedewerker de afspraken met u doorlezen en voor de belangen van uw kind opkomen.

Deze algemene voorwaarden zijn een vast onderdeel van de zorgovereenkomst en het zorgplan.

1.2 Kunnen de algemene voorwaarden wijzigen?

Wij kunnen de algemene voorwaarden wijzigen. Dat laten we u minstens 30 dagen van tevoren weten, per brief of e-mail.

Voor lopende overeenkomsten gelden wijzigingen alleen als:

• Het gaat om kleine tekstuele of verduidelijkende aanpassingen.
• De wijziging komt door een verandering in de wet, het gemeentelijk beleid of herziene inkoopafspraken.

Wijzigingen gaan niet met terugwerkende kracht in, tenzij de wet dit vereist. Wij mogen de voorwaarden ook eenzijdig aanpassen als gewijzigde wetgeving, gemeentelijk beleid of inkoopvoorwaarden dit noodzakelijk maken.

Is een wijziging nadelig voor u? Dan kunt u de overeenkomst kosteloos opzeggen vóór de ingangsdatum. Heeft een wijziging gevolgen voor de zorgovereenkomst of het zorgplan? Dan bespreken we dit op tijd met u.

2.1 Goede en veilige zorg

Wij zorgen voor veilige en verantwoorde begeleiding die aansluit bij wat uw kind nodig heeft. Ons kwaliteitsbeleid kunt u op verzoek inzien.

Onze begeleiders:

• Zijn gekwalificeerd en werken volgens de beroepsnormen en richtlijnen van hun vakgebied.
• Passen actuele, wetenschappelijk onderbouwde kennis toe.
• Worden voor indiensttreding gescreend: wij controleren het arbeidsverleden en vragen een Verklaring Omtrent het Gedrag (VOG) op.

Wijkt een begeleider af van een protocol of richtlijn? Dan leggen we uit waarom en schrijven we dit op in het dossier. Is de vaste begeleider afwezig, bijvoorbeeld door ziekte? Dan doen wij ons best om goede vervanging te regelen.

2.2 Duidelijke informatie

U heeft recht op alle informatie die nodig is om een goede beslissing over de zorg te nemen. Wij geven deze informatie op een begrijpelijke manier en controleren of alles duidelijk is.

2.3 Informatie over de zorg zelf

Vóór het tekenen van de zorgovereenkomst bespreken we met u:

• Of u een voorkeur hebt voor een bepaalde begeleider.
• De zorggeschiedenis en thuissituatie van uw kind, inclusief diagnoses, de indicatie, de mogelijkheden, de doelen, de verwachte resultaten en mogelijke risico's (zoals spanning of emotioneel ongemak).
• Wie de verantwoordelijke begeleider is en wie er verder betrokken zijn.
• De ervaring en kwalificaties van de begeleiders.
• Wachttijden en eventuele bijkomende kosten.

Wilt u bepaalde informatie over de behandeling niet horen? Dan respecteren wij dat. Informatie houden wij alleen achter als het delen ernstige schade voor uw kind zou opleveren. Dat komt bijna nooit voor.

2.4 Algemene informatie

Wij informeren u verder over:

• De werkwijze: van het intakegesprek tot het zorgplan en de verdere afspraken.
• Eventuele kosten die voor uw rekening komen, zoals niet-geïndiceerde zorg.
• Cliëntenbelangenorganisaties die beschikbaar zijn.
• De cliëntenraad en hoe u kunt meedoen.
• De klachtenprocedure en hoe een klacht verloopt.
• De vertrouwenspersoon, die u kan helpen bij vragen of zorgen.
• De geldende huisregels.
• Wat er gebeurt als uw kind tijdens de zorg wilsonbekwaam wordt.
• Hoe wij omgaan met familieleden en andere betrokkenen.
• Hoe u ons kunt bereiken in noodgevallen.
• Het privacybeleid.

2.5 Second opinion

U hebt altijd het recht om een second opinion te vragen over de zorg aan uw kind. Wij werken hieraan mee. Hebt u zelf al een second opinion ingewonnen? Dan bespreken we de uitkomst ook met u.

Voor goede zorg hebben wij ook iets van u nodig:

• U geeft ons de juiste informatie over uw kind. Hoe meer wij weten, hoe beter wij kunnen helpen.
• Uw kind heeft een geldige indicatie van de gemeente.
• U werkt mee aan het zorgplan en de afspraken die we samen maken.
• U laat het ons zo snel mogelijk weten als er iets verandert.

4.1 Wanneer start de zorg?

De zorg begint nadat u én Kalsooni Zorg de zorgovereenkomst hebben ondertekend. Uw kind moet een geldig indicatiebesluit van de gemeente hebben.

In de zorgovereenkomst staat ten minste:

• Welke zorg uw kind krijgt, hoe vaak en hoeveel.
• Hoe de zorg wordt betaald (ZIN of pgb) en wat de kosten zijn.
• Hoelang de overeenkomst duurt en de koppeling aan de beschikking.
• Dat deze algemene voorwaarden van toepassing zijn.

Op iedere zorgovereenkomst zijn de privacybepalingen van de AVG van toepassing. Dit betekent onder meer dat de privacy van uw kind wordt beschermd, dat u als ouder of wettelijke vertegenwoordiger recht hebt op inzage in het dossier, en dat bij wilsonbekwaamheid een vertegenwoordiger wordt betrokken.

4.2 De kennismakingsperiode

De eerste zes weken zijn een kennismakingsperiode (tenzij anders afgesproken). In die tijd kijken we of de zorg goed past bij uw kind. Er wordt een voorlopig zorgplan gemaakt. Aan het einde houden we een evaluatiegesprek en beslissen we samen of de zorg doorgaat.

Tijdens de kennismakingsperiode:

• Kunt u de overeenkomst schriftelijk opzeggen met 7 dagen opzegtermijn. Hieraan zijn geen kosten verbonden.
• Kunnen wij de overeenkomst opzeggen als de zorgrelatie aantoonbaar niet werkt. Dit doen we na een evaluatiegesprek, met 14 dagen opzegtermijn. De verwijzer en de gemeente worden geïnformeerd zodat er op tijd vervangende zorg kan worden geregeld.

Tijdens de opzegtermijn gaat de zorg gewoon door. Wij werken mee aan een goede overdracht.

4.3 Inschakelen van anderen

Wij kunnen andere zorgverleners inschakelen voor een deel van de zorg. De verantwoordelijkheid blijft bij Kalsooni Zorg. Met deze partijen maken wij schriftelijke afspraken over kwaliteit, geheimhouding en privacy.

4.4 Indicatie niet meer passend?

Heeft uw kind meer zorg nodig dan de indicatie aangeeft? Dan laten wij u dat weten en helpen wij bij het aanvragen van een nieuwe beschikking.

5.1 Wat staat er in het zorgplan?

Binnen zes weken na de start van de zorg stellen we samen een zorgplan op. Wij helpen u bij het bespreken en doorlopen ervan. In het zorgplan staat:

• De doelen voor uw kind, gebaseerd op de wensen, de mogelijkheden en de gemeentelijke beschikking.
• Hoe we die doelen willen bereiken.
• Wie wat doet. Bij meerdere begeleiders wijzen we een vast aanspreekpunt aan.
• Welk leven uw kind wil leiden en welke ondersteuning daarbij past.

De zorg start pas nadat u akkoord gaat met het (voorlopige) zorgplan. Wijzigingen bespreken we altijd eerst met u. Het zorgplan maakt onderdeel uit van het dossier.

5.2 Evaluatie

De eerste evaluatie is na zes maanden. Daarna evalueren we het zorgplan elke zes maanden.

5.3 Digitale hulpmiddelen

Wij kunnen digitale hulpmiddelen inzetten (zoals een app of e-mail) om de zorg te ondersteunen. We informeren u hierover vooraf. Persoonsgegevens verwerken we volgens het privacybeleid.

6.1 Wat is het dossier?

Wij houden een digitaal dossier bij over de zorg aan uw kind. Het dossier bevat het zorgplan en daarnaast:

• Afspraken over welke familieleden of andere betrokkenen geïnformeerd worden, op welke manier en in welke mate.
• De wensen van uw kind, waaronder eventuele voorwaarden of weigeringen bij bepaalde behandelingen.
• Verslagen van het zorgverloop, uitslagen en incidenten.
• Documentatie van incidenten en de eventuele gevolgen voor de zorg of gezondheid.

De verwerking van persoonsgegevens gebeurt volgens de AVG.

6.2 Wie mag het dossier inzien?

Het dossier wordt niet gedeeld met anderen, tenzij de wet dit vereist. De privacy van andere betrokkenen wordt hierbij gerespecteerd.

Bij kinderen jonger dan 12 jaar heeft u recht op inzage, ook zonder toestemming van het kind, voor zover dit nodig is.

6.3 Hoe lang bewaren wij het dossier?

Het dossier bewaren wij 15 jaar, gerekend vanaf de laatste wijziging. Gegevens die niet bij het dossier horen, bewaren we niet langer dan nodig en vernietigen we daarna.

U kunt schriftelijk vragen om het dossier eerder te vernietigen. Wij behandelen dit verzoek binnen één maand. We kunnen het weigeren als de gegevens belangrijk zijn voor een ander, of als de wet vernietiging niet toestaat.

6.4 Controles

Bij Zorg in Natura (ZIN) werkt Kalsooni Zorg mee aan rechtmatigheidscontroles door het zorgkantoor, met inachtneming van de privacyregels.

De zorg kan om verschillende redenen stoppen.

7.1 De zorg stopt automatisch als:

• De indicatie afloopt en er geen nieuwe indicatie is afgegeven.
• Uw kind overlijdt.
• Uw kind de leeftijdsgrens van de Jeugdwet bereikt, tenzij verlenging tot het 23e jaar is toegekend.

7.2 U wilt stoppen

U kan de zorg altijd schriftelijk opzeggen, met een opzegtermijn van 14 dagen (tenzij anders afgesproken). Wij zorgen voor een goede afsluiting en helpen bij een eventuele overdracht naar een andere zorgaanbieder.

7.3 Wij stoppen de zorg

Wij stoppen alleen als daar een gewichtige reden voor is. Voorbeelden:

• De vertrouwensrelatie is zo verstoord dat goede zorg niet meer mogelijk is.
• U werkt herhaaldelijk niet mee aan het zorgplan, ook na schriftelijke waarschuwingen.
• Er is sprake van bedreiging, intimidatie of geweld jegens medewerkers of andere cliënten.
• Er wordt bewust onjuiste informatie gegeven waardoor de zorg ernstig wordt belemmerd.
• Er is sprake van structureel betalingsverzuim (zie 8.5).

7.4 Wat gebeurt er bij beëindiging?

Ongeacht de reden:

• Er vindt een eindgesprek plaats met u, voor zover dit mogelijk is.
• Het dossier wordt alleen met uw schriftelijke toestemming en volgens de privacyregels (AVG en WGBO) overgedragen aan de volgende zorgaanbieder.
• Openstaande betalingen worden afgehandeld volgens hoofdstuk 8.

7.5 Wanneer stoppen wij niet?

Wij stoppen de zorg niet als:

• Een rechterlijke maatregel (zoals een ondertoezichtstelling) zegt dat de zorg moet doorgaan.
• Stoppen de veiligheid of gezondheid van uw kind direct in gevaar brengt en er geen andere zorgaanbieder beschikbaar is.

8.1 Hoe worden de tarieven bepaald?

De tarieven zijn gebaseerd op de Jeugdwet, de Wet langdurige zorg (Wlz), de Wet maatschappelijke ondersteuning (Wmo) en de afspraken met gemeenten.

Het tarief hangt af van:

• De indicatie van uw kind.
• De aard en omvang van de zorg.
• De manier van betalen (ZIN of pgb).
• De afspraken met de gemeente of het zorgkantoor.

8.2 Bij Zorg in Natura (ZIN)

De gemeente betaalt Kalsooni Zorg rechtstreeks. U krijgt geen factuur voor geïndiceerde zorg.

8.3 Bij een persoonsgebonden budget (pgb)

U bent zelf verantwoordelijk voor tijdige betaling volgens de overeenkomst.

8.4 Betalingstermijn

De betalingstermijn is maximaal 30 dagen na de factuurdatum, tenzij anders afgesproken. Kosten voor niet-geïndiceerde zorg zijn voor uw rekening. Wij informeren u hier vooraf over.

8.5 Wat gebeurt er als u niet betaalt?

Bij te late betaling mogen wij:

• Wettelijke rente in rekening brengen (artikel 6:119 BW).
• Buitengerechtelijke incassokosten in rekening brengen (artikel 6:96 BW).
• De zorg opschorten, mits wettelijk toegestaan en na een schriftelijke waarschuwing.

Betaalt u na herhaalde herinneringen nog steeds niet? Dan sturen wij een aangetekende brief met:

• Een overzicht van de openstaande bedragen.
• Een laatste betalingstermijn van 14 dagen.
• De mededeling dat de overeenkomst stopt als u niet betaalt.

8.6 Tariefswijzigingen

Veranderen de tarieven door nieuwe wetgeving of herziene afspraken? Dan laten we u dit minstens 30 dagen van tevoren schriftelijk weten. Hoofdstuk 1.2 (wijzigingen) is hierop van toepassing.

9.1 Een klacht indienen

Bent u niet tevreden? U kunt altijd een klacht indienen, mondeling of schriftelijk (per formulier of brief). Wij hebben een klachtenregeling op basis van de Jeugdwet en de Wkkgz.

Er is een klachtenfunctionaris die u kosteloos helpt bij:

• Het formuleren van uw klacht.
• Het zoeken naar een oplossing.
• Het uitleggen van de procedure.

De klachtenfunctionaris werkt onafhankelijk, ook als deze in dienst is van Kalsooni Zorg. Niemand wordt benadeeld vanwege de manier waarop de klachtenfunctie wordt vervuld.

9.2 Geschillencommissie

Komt er geen goede oplossing uit de klachtbehandeling? Of vindt u dat de klachtenregeling niet goed is gevolgd? Dan kunt u het geschil voorleggen aan een onafhankelijke geschillencommissie. Dit is mogelijk bij zorg op grond van de Zorgverzekeringswet (Zvw) of de Wet langdurige zorg (Wlz), op basis van de Wkkgz.

De geschillencommissie kan een schadevergoeding toekennen van maximaal € 25.000 (artikel 20 Wkkgz).

Wij hebben een privacyreglement en verwerken persoonsgegevens volgens de AVG. We bewaren alleen gegevens die nodig zijn voor de zorg en de uitvoering van de overeenkomst.

Wij verwerken persoonsgegevens alleen als daar een wettelijke grondslag voor is (artikel 6 AVG). Voor bijzondere gegevens zoals medische informatie gelden extra regels (artikel 9 AVG).

Wij beschermen persoonsgegevens met beveiligde systemen en interne afspraken over gegevensverwerking.

Bij cliënten jonger dan 16 jaar informeren wij u voordat gegevens worden gedeeld. Bij Kalsooni Zorg doen wij dit voor alle cliënten, ongeacht hun leeftijd.

Gegevens bewaren wij niet langer dan nodig. Na het bereiken van het doel en het verstrijken van de wettelijke bewaartermijn worden de gegevens vernietigd. Het dossier bewaren wij maximaal vijftien jaar (zie 6.3).

Wij publiceren foto's, video's of andere persoonsgegevens van uw kind op de website, social media of in gedrukt materiaal alleen met toestemming van u.

Deze toestemming moet:

• Vrijwillig zijn: zonder druk of dwang.
• Specifiek zijn: voor een bepaald gebruik, niet als algemene toestemming.
• Geïnformeerd zijn: u weet wat er wordt gepubliceerd, waar, hoe lang en wie het kan zien.
• Aantoonbaar zijn: wij moeten de toestemming kunnen bewijzen.

U kunt uw toestemming altijd intrekken. Wij stoppen dan direct met nieuw gebruik en verwijderen het materiaal waar dit redelijkerwijs mogelijk is. Materiaal dat al is gepubliceerd hoeft niet met terugwerkende kracht te worden verwijderd.

Meer informatie staat in de privacyverklaring en het social mediabeleid van Kalsooni Zorg. Deze documenten zijn op verzoek beschikbaar.

Heeft u vragen of klachten over de verwerking van persoonsgegevens? Neem contact op met Kalsooni Zorg. U kunt ook een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.

Wij zijn aansprakelijk voor schade aan uw kind als dit komt door een fout van ons of onrechtmatig handelen.

Wij zijn niet aansprakelijk als de schade is ontstaan doordat:

• U belangrijke informatie niet, niet op tijd of onjuist heeft gegeven.
• U adviezen, instructies of veiligheidsvoorschriften van ons niet hebt opgevolgd.
• De schade komt door omstandigheden die redelijkerwijs niet aan ons zijn toe te rekenen (overmacht, artikel 6:75 BW).

Wij zijn ook niet aansprakelijk voor indirecte schade (zoals gederfde winst of gemiste besparingen), voor zover de wet dit toestaat.

Als wij aansprakelijk zijn, is de schadevergoeding beperkt tot het bedrag dat onze aansprakelijkheidsverzekering uitkeert, plus het eigen risico.

Vorderingen tot schadevergoeding verjaren volgens artikel 3:310 van het Burgerlijk Wetboek. Dit hoofdstuk laat uw wettelijke rechten onverlet.

13.1 Incidenten

Een incident is een ongewenste gebeurtenis (of bijna-incident) tijdens de zorg, zoals letsel, ernstige emotionele belasting of een verwonding bij een medewerker.

Bij een incident:

• Leggen wij zo snel mogelijk vast wat er is gebeurd.
• Informeren wij u over wat er is voorgevallen, de oorzaak en de maatregelen om herhaling te voorkomen.
• Bespreken wij met u de alternatieven als het incident gevolgen heeft voor de gezondheid van uw kind.

Wij hanteren de wettelijke meldcode huiselijk geweld en kindermishandeling. Bij signalen handelen wij volgens ons interne protocol (P2014).

13.2 Overlijden

Overlijdt uw kind tijdens de zorgverlening? Dan informeren wij de contactpersonen en de wettelijke vertegenwoordiger direct. Wij bieden de familie nazorg aan, voor zover de wet dit toestaat en de familie hieraan behoefte heeft.

• Deze voorwaarden treden in werking op 01-05-2026.
• Op deze voorwaarden en de zorgovereenkomst is Nederlands recht van toepassing.
• Is een bepaling nietig of in strijd met de wet? Dan blijven de andere bepalingen geldig. Wij overleggen samen over een vervangende bepaling die zo dicht mogelijk bij het oorspronkelijke doel komt.

Bij tegenstrijdigheid geldt de volgende volgorde:

1. De wet.
2. De zorgovereenkomst.
3. Deze algemene voorwaarden.
4. De in- en uitsluitingscriteria.
5. Het zorgplan.

U ontvangt deze voorwaarden uiterlijk bij het tekenen van de zorgovereenkomst, in schriftelijke of digitale vorm.

Deze algemene voorwaarden en de zorgverlening door Kalsooni Zorg zijn gebaseerd op de volgende wet- en regelgeving:

Daarnaast houdt Kalsooni Zorg zich aan:

• De voorschriften van de gemeente(n) waarmee een overeenkomst inzake jeugdhulp is gesloten.
• De afspraken, kwaliteitseisen en productbeschrijvingen uit de betreffende gemeentelijke overeenkomst.
• De regionaal overeengekomen samenwerkingsafspraken en afspraken over de continuïteit van zorg.

Onze begeleiders werken volgens de beroepsnormen van hun vakgebied, waaronder de richtlijnen van het Nederlands Jeugdinstituut (NJi), de registratie-eisen voor SKJ-geregistreerde professionals en de kwaliteitskaders van Jeugdzorg Nederland.

Bij strijd met de wet prevaleert de wet. Bij afwijkingen tussen de zorgovereenkomst en deze voorwaarden prevaleert de overeenkomst, voor zover dit niet nadelig is voor u.